Veelgestelde vragen
Hier vindt u de praktische uitleg over account, aanvraag, dossier, betaling, btw, factuur, bijlagen, feedback en definitief advies. Kijk bij een bestaand dossier ook altijd eerst naar ‘Wat moet u nu doen?’. Persoonlijk contact is alleen bedoeld als laatste redmiddel.
Account en inloggen
Moet ik eerst een account aanmaken?
Nee. U kunt een adviesvraag vanaf de website starten. Als beveiligde toegang nodig is, wordt uw zakelijke e-mailadres daarvoor gebruikt. Bent u al ingelogd, dan blijft u ingelogd.
Ik ben al ingelogd. Moet ik voor een nieuwe aanvraag opnieuw inloggen?
Nee. Start de nieuwe adviesvraag vanuit Mijn account of Mijn dossiers. Uw geverifieerde account-e-mailadres wordt automatisch gebruikt en bekende bedrijfsgegevens worden waar mogelijk vooraf ingevuld.
Kan ik meerdere dossiers in één account hebben?
Ja. Iedere aanvraag krijgt een eigen dossiernummer. Actieve en afgesloten dossiers blijven afzonderlijk terug te vinden in Mijn dossiers.
Waar vind ik mijn account en dossiers?
Mijn account gebruikt u voor een nieuwe aanvraag en accountbeheer. Mijn dossiers gebruikt u voor status, betaling, berichten, bijlagen, feedback en definitieve adviezen.
Kan ik mijn account verwijderen?
Ja, via Accountbeheer zolang er geen blokkade bestaat. Na verwijderen kunt u niet meer inloggen. Gegevens die wettelijk, fiscaal of professioneel bewaard moeten blijven, kunnen volgens het bewaarbeleid gepseudonimiseerd worden bewaard.
Een adviesvraag indienen
Welke vragen kan ik indienen?
Onder meer vragen over ADN, gevaarlijke stoffen, documenten, procedures, veilig werken, werkzaamheden of installaties, incidenten en bijna-incidenten. Kies de dienst die het beste past; indien nodig wordt eerst de juiste scope afgestemd.
Wat als mijn vraag groter blijkt dan de gekozen dienst?
Dan wordt niet stilzwijgend extra werk uitgevoerd. Als een andere dienst, ruimere opdracht of hogere prijs nodig is, wordt dat eerst met u afgestemd.
Welke informatie moet ik geven?
Alleen wat voor de beoordeling nodig is. Vermeld scheepsnaam, ENI of andere identificatie alleen als dat inhoudelijk of formeel relevant is. Voeg vertrouwelijke stukken pas in het beveiligde dossier toe als ze nodig zijn.
Wat betekent spoed?
Spoed krijgt voorrang binnen de feitelijke beschikbaarheid en kan een vooraf getoonde toeslag hebben. Het is geen garantie op een exacte kloktijd.
Wanneer begint de doorlooptijd?
Nadat de opdracht is bevestigd, de vereiste betaalreservering is geregeld en de informatie die nodig is om te starten beschikbaar is.
Is de dienstverlening alleen online?
Online dienstverlening is het uitgangspunt. Een boord- of locatiebezoek kan afzonderlijk worden afgesproken als dat inhoudelijk meerwaarde heeft en praktisch mogelijk is.
Uw dossier en de status
Wat is een dossier?
De beveiligde plek voor één adviesopdracht. Daar staan de oorspronkelijke aanvraag, actuele status, eventuele actie voor u, betaling, berichten, bijlagen, feedback en het definitieve advies.
Hoe weet ik wat ik nu moet doen?
Bovenin ieder geopend dossier staat ‘Wat moet u nu doen?’. Volg die ene concrete stap. Staat er dat u niets hoeft te doen, dan hoeft u ook geen bericht te sturen.
Wat betekent ‘Actie nodig: opdracht bevestigen’ of ‘Wacht op betaling’?
De aanvraag bestaat al, maar de opdracht is nog niet definitief bevestigd. Open het betaalgedeelte, controleer de samenvatting, bevestig de opdracht en rond de betaalreservering af.
Wat betekent ‘Wij beoordelen uw vraag’?
De opdracht is bevestigd en de veiligheidsadviseur is bezig. U hoeft niets te doen tenzij het dossier expliciet om aanvullende informatie vraagt.
Wat betekent ‘Meer informatie nodig’?
De veiligheidsadviseur heeft nog specifieke informatie nodig. Beantwoord alleen het concrete verzoek in het dossier en voeg waar nodig een bijlage toe.
Wat gebeurt er als een dossier is afgerond?
Het definitieve advies blijft in het dossier beschikbaar. Een afgesloten dossier kan naar het archief gaan; de inhoud blijft beschikbaar voor zover de bewaartermijnen dat vereisen of toestaan.
Betaling, reservering, btw en factuur
Zijn de prijzen inclusief of exclusief btw?
De dienstprijs wordt exclusief btw afgesproken. Het uiteindelijke totaal wordt op basis van de actuele factuur- en belastinggegevens bepaald.
Wat is een betaalreservering?
Bij de opdrachtbevestiging wordt maximaal het afgesproken totaal geautoriseerd of gereserveerd. Dat is nog niet hetzelfde als de definitieve afschrijving.
Wanneer wordt het geld definitief geïnd?
Na de inhoudelijke behandeling stelt de veiligheidsadviseur de definitieve prijs vast binnen het gereserveerde maximum. Daarna wordt alleen dat definitieve totaal geïnd.
Wat als minder werk nodig was dan het gereserveerde maximum?
Dan wordt alleen het lagere definitieve bedrag geïnd. Het niet-benodigde deel wordt niet geïnd en valt vrij volgens de verwerkingstermijn van uw betaalmethode of bank.
Kan de definitieve prijs hoger worden dan het gereserveerde maximum?
Niet zonder nieuwe afspraak. Als een hoger totaal nodig is, wordt dit eerst met u afgestemd en kan een nieuwe betaalautorisatie nodig zijn.
Hoe wordt btw bepaald voor Nederland, België, Duitsland en Luxemburg?
Het factuurland en de belastinggegevens zijn bepalend. Voor zakelijke klanten in België, Duitsland of Luxemburg kan een geldig en geverifieerd EU-btw-nummer nodig zijn voor een toepasselijke verleggingsregeling.
Wat geldt voor een zakelijke klant in Zwitserland?
De Zwitserse factuur- en belastinggegevens worden gebruikt. Als een Zwitsers btw-nummer nodig is, moet dit bij de zakelijke factuurgegevens horen.
Mijn btw-nummer is verkeerd of ongeldig. Moet ik de reservering annuleren?
Niet automatisch. Gebruik in het actieve dossier ‘Factuur- en btw-gegevens corrigeren’. Na geldige verificatie kan dezelfde reservering worden gebruikt zolang het gecorrigeerde totaal niet hoger wordt dan het bestaande gereserveerde totaal.
Wat als ik ook mijn factuurland of factuuradres wijzig?
De belastingberekening wordt opnieuw bepaald met de actuele gegevens. Wordt het totaal daardoor hoger dan de bestaande reservering, dan wordt inning geblokkeerd en is eerst een nieuwe autorisatie nodig.
Waar krijg ik mijn factuur?
Factuurdocumenten worden via het opgegeven factuur-e-mailadres verstrekt. De relevante betaal- en factuurreferenties blijven aan het dossier gekoppeld.
Kan een betaling worden terugbetaald?
Een terugbetaling is een uitzonderlijke actie na een afgeronde betaling. Als daar een concrete reden voor is die niet via de normale dossierstappen kan worden opgelost, gebruikt u in dat dossier het beperkte hulpkanaal.
Berichten en bijlagen
Kan ik de veiligheidsadviseur zomaar berichten sturen?
Nee. Voor uitleg gebruikt u eerst deze FAQ en het blok ‘Wat moet u nu doen?’. Het persoonlijke hulpkanaal is alleen bedoeld voor een technisch blokkerend probleem, een noodzakelijke betaling/factuurcorrectie, een essentiële dossierfout of als de veiligheidsadviseur expliciet om informatie vraagt.
Wat als de veiligheidsadviseur om aanvullende informatie vraagt?
Dan kunt u rechtstreeks in het dossier antwoorden op dat concrete verzoek. Deze reactie valt niet onder de normale FAQ-first-beperking.
Waarom kan ik niet meerdere onbeantwoorde berichten sturen?
Om losse administratieve vragen en dubbele communicatie te voorkomen. Er kan maar één onbeantwoord klantbericht tegelijk openstaan en voor klant-geïnitieerde hulp geldt daarnaast een limiet.
Krijgt de veiligheidsadviseur mijn dossierbericht per e-mail?
De veiligheidsadviseur krijgt een melding met het dossiernummer. De inhoud blijft bewust in de beveiligde dossieromgeving en wordt niet onnodig in de e-mail gekopieerd.
Welke bestanden kan ik toevoegen?
PDF-, JPG- en PNG-bestanden tot maximaal 10 MB per bestand. Voeg alleen stukken toe die voor de beoordeling nodig zijn.
Kan ik foto's of screenshots toevoegen?
Ja, als JPG of PNG. Relevante afbeeldingen kunnen deel uitmaken van het uiteindelijke dossier of advies; in uw dossier ziet u welke bestanden zijn toegevoegd.
Concept, feedback en definitief advies
Wat betekent ‘Concept — niet vrijgegeven’?
Dat is nog geen definitief veiligheidsadvies. Gebruik het niet als definitieve instructie totdat het formeel als definitief is vrijgegeven.
Hoe geef ik feedback op een concept?
Gebruik de feedbackstap die in het dossier verschijnt. Geef alleen noodzakelijke correcties of verduidelijkingen binnen de afgesproken opdracht.
Wat als mijn feedback buiten de afgesproken opdracht valt?
Dan wordt de uitbreiding niet stilzwijgend uitgevoerd. Eerst wordt afgestemd wat aanvullend nodig is en of daar een nieuwe prijs of opdracht voor geldt.
Wanneer is het advies definitief?
Pas als het dossier de definitieve vrijgave toont. De nieuwste definitief vrijgegeven versie is de geldende versie.
Waar vind ik de officiële PDF?
In het dossier bij het definitieve advies. Daar kunt u de officiële PDF openen of downloaden.
Wat gebeurt er met oudere adviesversies?
Een eerdere definitieve versie kan als historische versie in het dossier beschikbaar blijven. De nieuwste definitief vrijgegeven versie is leidend.
Privacy, veiligheid en bewaren
Wie kan mijn dossier bekijken?
U ziet alleen dossiers die aan uw beveiligde account zijn gekoppeld. De veiligheidsadviseur heeft gecontroleerde toegang voor behandeling en noodzakelijke dossieradministratie.
Waarom staat niet alle dossierinhoud in e-mails?
Om vertrouwelijke informatie te beperken. E-mails bevatten waar mogelijk alleen een dossiernummer, status of melding en verwijzen voor de inhoud naar de beveiligde omgeving.
Moet ik onnodige persoonsgegevens aanleveren?
Nee. Gebruik alleen zakelijke en inhoudelijk noodzakelijke gegevens. Vermijd persoonsgegevens en vertrouwelijke documenten die geen rol spelen in de beoordeling.
Waarom worden sommige gegevens na afsluiting bewaard?
Omdat wettelijke, fiscale, contractuele of professionele bewaarplichten kunnen gelden. De privacyverklaring en het bewaarbeleid beschrijven welke termijnen en criteria worden gebruikt.
Waar vind ik meer informatie over privacy?
Op de openbare privacy-pagina. Daar staan onder meer doeleinden, rechtsgronden, bewaartermijnen, dienstverleners, beveiliging en uw privacyrechten.
Nog niet opgelost?
Ga terug naar uw dossier. Alleen als een technisch probleem u blokkeert, een noodzakelijke betaling/factuurcorrectie niet via de aangeboden stappen lukt, er een essentiële dossierfout staat of de veiligheidsadviseur expliciet om informatie vraagt, kunt u daar het beperkte hulpkanaal gebruiken. Gewone uitlegvragen horen in deze FAQ.
Terug naar Mijn dossiersVoor dossierinhoud gebruikt u de beveiligde dossieromgeving. Deze FAQ legt de werkwijze uit en is geen inhoudelijk ADN-veiligheidsadvies.